¿Cuáles son las obligaciones legales que deben cumplir las empresas en Colombia?

En PPA garantizamos soluciones prácticas y oportunas, por eso queremos darle a conocer cuales son las obligaciones legales que como sociedades comerciales colombianas, deben cumplir durante el año calendario a nivel interno y en las entidades y/o autoridades de control.Obligaciones legales de las empresas en Colombia

OBLIGACIONES INTERNAS 

Reunión Ordinaria de la Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios. 

Previa convocatoria realizada de conformidad con lo dispuesto en los estatutos sociales y, a más tardar el 31 de marzo del año en curso, deberá celebrarse la reunión ordinaria de la Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios para 1. someter a su consideración los informes por el ejercicio terminado a 31 de diciembre del año anterior y 2. hacer los nombramientos que corresponda. 

Para las sociedades que tengan Junta Directiva, de manera previa a la celebración de la reunión ordinaria de la Asamblea General de Accionistas o de la Junta de Socios, se debe celebrar la reunión ordinaria de la Junta Directiva, en la que deben considerarse los estados financieros de fin de ejercicio y demás informes a ser presentados a la Asamblea General de Accionistas. 

OBLIGACIONES ANTE LA CÁMARA DE COMERCIO 

Renovación de la Matrícula Mercantil. 

Antes del 31 de marzo, las sociedades y sus establecimientos de comercio, sucursales o agencias, tienen la obligación de renovar su matrícula mercantil ante la Cámara de Comercio de su domicilio social. 

Depósito de Estados Financieros ante la Cámara de Comercio.

Las sociedades que no están obligadas a remitir sus estados Financieros a la Superintendencia de Sociedades, tienen la obligación de depositar los Estados Financieros con corte a 31 de diciembre certificados y dictaminados, junto con sus respectivas revelaciones, ante la Cámara de Comercio del domicilio social, dentro del mes siguiente a la aprobación de los mismos por parte de la Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios. 

Inscripción de páginas web y sitios de internet.

Deberán inscribirse en el Registro Mercantil las páginas web y sitios de Internet de origen colombiano cuya actividad económica sea de carácter comercial, financiero o de prestación de servicios. 

OBLIGACIONES ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES 

Información Financiera. 

Todas las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales que se encuentren inspeccionadas y sean requeridas expresamente, las vigiladas y las sociedades controladas por la Superintendencia de Sociedades; tienen la obligación de remitir a esa entidad, a través de su página web, los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2020, preparados bajo normas internacionales de información financiera (NIIF). 

La información financiera debe ser remitida a la Superintendencia de Sociedades en las fechas establecidas, de conformidad con los últimos dos dígitos del NIT, sin consideración del dígito de verificación.

Click aquí para ver las fechas establecidas. 

Informe de Prácticas Empresariales. 

Adicionalmente, las sociedades comerciales y las empresas unipersonales vigiladas o controladas por la Superintendencia de Sociedades, se encuentran obligadas a presentar el Informe 42 de Prácticas Empresariales el cual debe ser diligenciado a través de la página web de la Superintendencia de Sociedades, en la sección: “Presentación Informes Empresariales” – “Presentación Informes No Financieros”, opción “Aplicativos Web”. 

Otros Informes. 

Las sociedades comerciales y sucursales sometidas a la vigilancia y control de la Superintendencia de Sociedades, al igual que aquellas inspeccionadas, deberán reportar en forma inmediata, entre otros, cualquier cambio efectuado en su razón social u objeto social, actividad económica, domicilio, transformación, duración, corte de estados financieros según estatutos, nuevos nombramientos y, en general, cualquier reforma estatutaria que afecte la información general que reposa en la Superintendencia de Sociedades. 

Quedarán sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de Sociedades, siempre y cuando no estén sujetas a la vigilancia de otra Superintendencia, las sociedades mercantiles y las empresas unipersonales que, a 31 de diciembre de 2020 presenten cualquiera o varias de las siguientes situaciones: 

1. Un total de activos incluidos los ajustes integrales por inflación, superior al equivalente a 30.000 SMLMV ($27.255.780.000); 
2. Ingresos totales incluidos los ajustes integrales por inflación, superiores al valor de 30.000 SMLMV ($27.255.780.000); 
3. Hayan sido convocadas por la Superintendencia de Sociedades a un proceso concursal; 
4. Cuando después de descontadas las valorizaciones, el pasivo externo supere el monto del activo total; 
5. Cuando registren gastos financieros que representen el cincuenta por ciento (50%) o más de los ingresos netos operacionales; 
6. Cuando el monto de las pérdidas reduzcan el patrimonio neto por debajo del setenta por ciento (70%) del capital social; 
7. Cuando el flujo de efectivo neto en actividades de operación sea negativo.

Pago de Contribución Especial. 

Las sociedades vigiladas por la Superintendencia de Sociedades, o por cualquier otra Superintendencia, deberán pagar a la respectiva entidad una contribución especial de acuerdo con el monto total de los activos de la sociedad. El monto y forma de pago de dicha contribución debe ser consultado directamente ante la entidad de control. Si la vigilancia es ejercida por la Superintendencia de Sociedades, la información será proporcionada por la entidad.

Programa de Ética Empresarial. 

Con el propósito de identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar el riesgo de soborno transnacional, así como otros que se relacionen con cualquier acto de corrupción que pueda afectar a una persona jurídica, la Superintendencia de Sociedades, dispuso que las sociedades sujetas a su vigilancia, que en el año calendario inmediatamente anterior hayan realizado negocios o transacciones internacionales de cualquier naturaleza, directamente o a través de un intermediario, contratista o por medio de una sociedad subordinada con personas naturales o jurídicas extranjeras de derecho público o privadas, 1. iguales o superiores (individualmente o en conjunto) a 100 SMLMV ($90.852.600), y 2. hayan obtenido ingresos o tengan activos totales iguales o superiores a 40.000 SMLMV ($36.341.040.000); estarán obligadas a adoptar un Programa de Ética Empresarial.

Las sociedades que a 31 de diciembre cumplan con los criterios mencionados, deberán diligenciar el Informe 52 y contar con su respectivo Programa de Ética Empresarial de conformidad con los criterios establecidos en la Resolución No. 200- 000558 del 2018. 

SAGRILAFT, antes SARLAFT. 

Mediante la Circular 100-000016 del 24 de diciembre de 2020, la Superintendencia de Sociedades modificó lo relacionado con el Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, quedando obligados a implantar ésta política dentro de las fechas establecidas, las empresas sujetas a vigilancia o control por parte de la Superintendencia de sociedades que hubieren obtenido ingresos totales o activos iguales o superiores a 40.000 SMLMV ($36.341.040.000) con corte a 31 de diciembre de 2020; y las empresas que pertenezcan a cualquiera de los siguientes sectores:

1. Sector inmobiliario cuyos ingresos a 31 de diciembre de 2020 sean iguales o superiores a 30.000 SMLMV ($27.255.780.000); 
2. Sector de comercialización de metales y piedras preciosas cuyos ingresos a 31 de diciembre de 2020 sean iguales o superiores a 30.000 SMLMV ($27.255.780.000); 
3. Sector de servicios jurídicos que devenguen sus mayores ingresos operacionales de las actividades económicas M6910, y cuyos ingresos a 31 de diciembre de 2020 sean iguales o superiores a 30.000 SMLMV ($27.255.780.000); 
4. Sector de servicios contables cuyos ingresos a 31 de diciembre de 2020 sean iguales o superiores a 30.000 SMLMV ($27.255.780.000); 
5. Sector de construcción de edificios y obras de ingeniería civil cuyos ingresos a 31 de diciembre de 2020 sean superiores a 30.000 SMLMV ($27.255.780.000); 
6. Servicios de activos virtuales cuyos ingresos a 31 de diciembre de 2020 sean iguales o superiores a 3.000 SMLMV ($2.725.578.000) o teniendo activos iguales o superiores a 5.000 SMLMV ($4.542.630). 
7. Empresas que reciben aportes en activos que a 31 de diciembre de 2020 hubieren recibido uno o varios aportes de activos virtuales iguales o superiores a 100 SMLMV ($90.852.600). 

Dichas sociedades deberán implementar una política SAGRILAFT que tenga en cuenta los riesgos y su materialidad dentro de la sociedad obligada, así como la identificación de los factores de riesgo LA/FT/FPADM. Para ello, se debe analizar el tipo de negocio, la operación, el tamaño, las áreas geográficas donde se opera y demás características particulares de la empresa. Asimismo, se deberán implementar medidas de Debida Diligencia Intensificada que incluya actividades adicionales y un seguimiento más constante y riguroso frente a: (i) las contrapartes ubicadas en países no cooperantes y de alto riesgo; (ii) a las Personas Expuestas Políticamente (PEP); y (iii) empresas de activos virtuales o que hayan recibido aportes en tales. 

Periodo de transición. 

Las empresas que al 24 de diciembre de 2020 se encontrarán obligadas conforme a la Circular No. 100-000005 de 2017, deberán ajustar su Política LA/FT/FPADM y SAGRILAFT de conformidad con las nuevas disposiciones, a más tardar el 31 de mayo de 2021. 

OBLIGACIONES EN CASO EXISTA SITUACIÓN DE CONTROL O DE GRUPO EMPRESARIAL

Registro de la Situación de Control y/o Grupo Empresarial.

De acuerdo con lo previsto en el artículo 30 de la Ley 222 de 1995, cuando en una sociedad se configure una Situación de Control y/o de Grupo Empresarial, el individuo o la sociedad controlante estará obligada a inscribir en el Registro Mercantil el control ejercido sobre la controlada, dentro de los 30 días siguientes a la configuración de la situación de control.

OBLIGACIONES ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO 

Obligaciones frente al Tratamiento de Datos Personales. 

Toda entidad que, de cualquier forma, recolecte, almacene, use, circule o suprima datos personales  deberá aplicar las siguientes medidas, entre otras contempladas en la ley, para tratar los datos personales: 1. Solicitar autorización previa, expresa e informada a los titulares para el tratamiento de sus datos personales; 2. Adoptar un Manual de Políticas para el Tratamiento de Datos Personales; 3. Conservar y custodiar los datos personales en condiciones de seguridad que impidan la reproducción o utilización no autorizada; 4. Tener a disposición de los Titulares un área o una persona encargada de atender el ejercicio de sus derechos; y 5. Si procede, registrar sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos. 

Registro de las Bases de Datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos Personales. 

• Las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que administren bases de datos y que tengan activos totales superiores a 100.000 UVT ($3.630.800.000), deberán inscribirlas en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Sociedades (las “Sociedades Obligadas”), entre el 2 de enero y 31 de marzo, sin perjuicio de que esa se haga dentro de los 10 días hábiles de cada mes cuando se realicen cambios sustanciales a la información registrada. 
• Para el reporte de las bases de datos, es necesario que la empresa cumpla con las obligaciones establecidas para el tratamiento de datos personales conforme lo descrito en la Ley 1581 de 2012, en el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, complementen o adicionen. 

Actualización de información en el Registro Nacional de Bases de Datos.

Las Sociedades Obligadas deben actualizar la información inscrita de la siguiente manera: 

• Cuando se realicen cambios sustanciales, dentro de los diez (10) primeros días hábiles de cada mes a partir de la fecha de registro de la base de datos. 
• Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo. 
• Dentro de los primeros quince (15) días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año, respecto de los reclamos presentados por los titulares (Aplica únicamente para los responsables del tratamiento).

En PPA lo apoyamos en revisar individualmente cada caso para su empresa y así determinar la sujeción a estas obligaciones.Obligaciones legales de las empresas en Colombia